Numériser un document signifie effectuer la transcription d’un dossier tangible à l’aide d’un appareil professionnel appelé « scanneur ». La copie obtenue sera une version numérique que l’on peut visionner sur un écran d’ordinateur. Elle sera aussi stockable dans un support informatique comme le CD-ROM, la disquette, les disques durs, etc. Le processus de numérisation diffère d’un type de scanneur à un autre mais le principe de base repose sur l’analyse de la lumière qui traverse le document ou celle réfléchie par ce dernier. On distingue la numérisation en mode point, la numérisation linéaire et la numérisation matricielle. Dans un appareil fonctionnant en mode point, la lumière est analysée minutieusement pixel par pixel sur toute la surface du document. Le résultat obtenu offre donc une meilleure qualité du point de vue de la résolution et de la colorimétrique. C’est le cas des scanners à tambour utilisés dans les arts graphiques. La deuxième catégorie c’est le numériseur linéaire. Ce modèle analyse le document ligne par ligne grâce à des photodiodes disposés en barrette et ayant la même largeur que celle du document afin de pouvoir le couvrir. Elles se déplacent verticalement jusqu’en bas du document. C’est le procédé utilisé dans le cas des scanners de bureau comme le scanneur à plat par exemple. On a enfin la numérisation matricielle qui traite toutes les informations sur le document en une seule fois grâce à un capteur immobile constitué d'une grille complète de photodiodes. C’est le même principe que celui d’un appareil photonumérique mais dans ce cas, le résultat n’est pas toujours satisfaisant.
La qualité d’un appareil numériseur peut s’apprécier selon les critères ci-après. D’abord, au niveau de la résolution, c'est-à-dire la netteté des images et des écrits, l’unité de mesure de cette précision est le ppp ou points par pouce (dpi en anglais pour abréger l’expression dot per inch). Il faut aussi connaître le format de papier, la limite d’épaisseur que la machine peut accueillir. Les scanneurs de bureau se limitent en général au traitement des documents de format A3 au maximum, tandis que les scanneurs à livres ouverts peuvent réaliser jusqu’aux formats A2/A3 à condition que les reliures des livres mesurent quelques centimètres. Finalement, on doit considérer la vitesse de numérisation, surtout si les documents à transformer seront assez nombreux, et éventuellement, la dimension, le poids et le niveau sonore, si ces conditions pourraient avoir une répercussion spécifique sur l’utilisateur. Outre les trois figures de numérisation de documents citées ci-dessus, il existe aussi des scanneurs qui peuvent numériser les microformes (microfilms et microfiches), à l’exemple des scanneurs à plat équipé d'un dos et d'un dispositif de rétroéclairage.
Les avantages de la numérisation professionnelle des documents
Numériser les documents nous offre multiples avantages. D’abord, cela contribue largement au rangement des archives. La numérisation facilite également l’agencement des paperasses en plein usage dans les bureaux, tout comme elle permet de répertorier les dossiers. Ainsi, elle facilite les éventuelles recherches puisqu'au lieu de passer du temps relativement long dans le feuilletage des paperasses, il suffit de quelques clic sur la souris de l’ordinateur pour que l’écran affiche son numéro de classement suivi du document lui-même. En plus, les supports numériques comme les CD-ROM, les disquettes, mémoire flash et les disques durs favorisent considérablement la gestion de l’espace grâce à leur capacité de stockage plus efficiente et plus absorbante. Outre l’archivage, la numérisation est aussi un moyen très bénéfique pour le transfert en ligne des documents par Internet ou par Intranet.
La numérisation professionnelle des documents est essentiellement très utile dans les bibliothèques, dans les centres d’archives et la maison d’édition. Désormais, on peut commander en ligne des livres électroniques, c’est-à-dire les e-books en version de fichier PDF par exemple. Cette commodité est due à la révolution des appareils numériseurs qui peuvent réaliser la transcription des différents formats de livre allant jusqu'au A1, avec des reliures jusqu’à 50 cm. Certains scanneurs beaucoup plus sophistiqués acceptent même les livres qui n’arrivent pas à s’ouvrir au-delà de 90° ou même 60°. Concernant les centres d’archives, la numérisation assure une gestion de l’espace de rangement des documents. Quant aux maisons de production de journaux et de magazines, une numérisation leur permetta d’enregistrer et de classer les ouvrages dépassés de date. Ceci rend plus facile le triage si jamais on aura besoin de fouiller des anciennes informations.
Publié le 13 October 2008
